Et vellykket arrangement handler først og fremmest om indholdet og oplevelsen for deltagerne. Men bag kulissen ligger ofte mange timers administration.
Tilmeldinger skal registreres, deltageroplysninger indsamles, betalinger håndteres, bekræftelser sendes og deltagerlister opdateres. Og jo mere komplekst arrangementet bliver, desto flere ting skal der holdes styr på.
Her kan et tilmeldingssystem gøre en stor forskel.
Et godt eventsystem samler administrationen omkring dine arrangementer og automatiserer mange af de opgaver, der ellers kræver manuelt arbejde. Samtidig kan det skabe en bedre og mere sammenhængende oplevelse for deltageren – helt fra den første tilmelding til selve arrangementet.
Men hvad skal et tilmeldingssystem egentlig kunne? Og hvornår har du brug for mere end en simpel tilmeldingsformular?
Et tilmeldingssystem kan i sin enkleste form bruges til at registrere, hvem der deltager i et arrangement.
Men for mange arrangører er behovet større.
Når antallet af deltagere eller arrangementer vokser, skal der måske også holdes styr på betaling, forskellige billettyper, ventelister, billetter, workshops, kommunikation og deltageroplysninger.
Her bliver tilmeldingssystemet i højere grad et eventsystem, der samler hele administrationen ét sted.
Det betyder, at du ikke behøver at holde styr på tilmeldinger ét sted, betalinger et andet og deltagerlister i et regneark ved siden af.
For deltageren begynder arrangementet ikke nødvendigvis, når dørene åbner. Det begynder ofte allerede på tilmeldingssiden.
Derfor skal det være nemt at forstå, hvad man tilmelder sig, hvornår arrangementet finder sted, og hvilke oplysninger man skal angive.
En enkel tilmeldingsproces er også vigtig for at undgå unødvendigt frafald. Eventbrite anbefaler eksempelvis at begrænse formularen til de oplysninger, der faktisk er nødvendige, og fremhæver samtidig mobilvenlighed som en vigtig del af registreringsoplevelsen.
Samtidig er der stor forskel på, hvilke oplysninger forskellige arrangører har brug for.
Til et kursus er navn og kontaktoplysninger måske tilstrækkeligt. Til en konference kan du have brug for valg af workshops, madpræferencer eller oplysninger om virksomheden. Og til andre arrangementer kan der være helt andre behov.
Derfor bør et tilmeldingssystem give dig mulighed for at tilpasse både tilmeldingsflowet og de oplysninger, du indsamler.
Et simpelt tilmeldingsflow kan være rigeligt til et mindre arrangement.
Men forestil dig i stedet en konference over to dage.
Deltagerne skal vælge mellem forskellige workshops. Nogle aktiviteter har begrænset kapacitet. Der er forskellige deltagertyper, måske flere priser, og nogle deltagere skal vælge bestemte aktiviteter som en del af deres tilmelding.
Her bliver kravene til systemet hurtigt større.
Sessioner, kapacitetsstyring og ventelister er netop blandt de funktioner, der går igen i mere avancerede eventplatforme, fordi de gør det muligt at håndtere forskellige deltagerforløb inden for det samme arrangement.
Det betyder ikke, at du skal bruge alle muligheder fra begyndelsen. Men hvis dine arrangementer udvikler sig, er det en fordel, at systemet kan følge med.
En gennemført tilmelding er kun begyndelsen på administrationen.
Deltageren forventer typisk at modtage en bekræftelse med det samme. Senere kan der være behov for praktiske informationer, påmindelser eller ændringer i programmet.
Hvis kommunikationen er koblet sammen med tilmeldingen, slipper du for løbende at vedligeholde separate maillister.
Du ved, hvem der er tilmeldt, og kan kommunikere med de relevante deltagere ud fra de oplysninger, der allerede ligger i systemet.
Til arrangementer med billetter kan deltageren samtidig modtage sin billet automatisk, så den er klar til brug på dagen.
Hvis du tager betaling for dine arrangementer, er det en fordel, at tilmelding og betaling hænger sammen.
Deltageren kan så vælge arrangement, angive sine oplysninger og betale som en del af samme forløb.
For arrangøren betyder det mindre manuelt arbejde med at sammenholde deltagerlister og betalinger.
Afhængigt af typen af arrangement kan der også være behov for forskellige priser, rabatter, fakturering eller andre betalingsmuligheder. Derfor er det værd at undersøge, hvor fleksibelt eventsystemet er på dette område.
En stor del af værdien i et eventsystem ligger i det arbejde, deltagerne aldrig bemærker.
Forestil dig eksempelvis, at en workshop har plads til 30 personer.
Uden automatisk kapacitetsstyring skal du selv holde øje med antallet af tilmeldinger og lukke tilmeldingen på det rigtige tidspunkt. Hvis nogen melder afbud, skal du måske efterfølgende kontakte personer på en venteliste.
Med pladsbegrænsning og ventelister i systemet kan en stor del af processen håndteres automatisk. Det reducerer både administrationen og risikoen for fejl. Kapacitetsstyring og ventelister bruges netop til automatisk at forhindre overbooking og håndtere interessen, når et event eller en session er fyldt.
Det samme gælder mange andre små opgaver: bekræftelser, deltageroplysninger, betalinger, billetter og opdaterede deltagerlister.
Hver enkelt opgave tager måske ikke lang tid. Men tilsammen kan de fylde meget.
Eventadministrationen stopper ikke, når tilmeldingen lukker.
På selve dagen kan der være behov for at se deltagerlisten, registrere fremmøde eller scanne deltagernes billetter.
Særligt ved større arrangementer kan en effektiv check-in gøre en mærkbar forskel. Digitale check-in-løsninger kan både gøre indgangen hurtigere og give arrangøren et aktuelt overblik over, hvem der er mødt op.
Har arrangementet forskellige sessioner eller aktiviteter, bliver overblikket endnu vigtigere.
Det er derfor værd at tænke hele arrangementet igennem, når du vælger system ikke kun selve tilmeldingen.
Behovet for tilmelding findes i langt flere sammenhænge end traditionelle konferencer.
Et tilmeldings- og eventsystem kan eksempelvis anvendes til:
Fællesnævneren er ikke nødvendigvis typen af arrangement. Det er behovet for at få deltagere sikkert fra interesse til tilmelding og samtidig give arrangøren et godt administrativt overblik.
Til et mindre gratis arrangement kan en formular og et regneark sagtens være tilstrækkeligt.
Men på et tidspunkt kan de manuelle arbejdsgange begynde at vokse.
Det kan eksempelvis være, når du:
Hvis du begynder at flytte de samme oplysninger mellem formularer, regneark, betalingssystemer og mailprogrammer, er det ofte et tegn på, at en mere samlet løsning kan spare tid.
Forskellen mellem et simpelt billet- eller formularværktøj og en egentlig eventplatform bliver især tydelig ved komplekse tilmeldingsforløb med sessioner, kapacitet, forskellige deltagerforløb og efterfølgende administration.
Selv et omfattende eventsystem skal ikke nødvendigvis kunne alt selv.
Det vigtige er også, om det kan arbejde sammen med de værktøjer, du allerede bruger.
Det kan eksempelvis være integration til regnskabssystemer som e-conomic, Dinero og Billy by Shine eller marketingplatforme som Mailchimp og ActiveCampaign.
Derudover kan betalingsløsninger og andre integrationer være relevante afhængigt af den måde, du arbejder på.
Formålet er ikke at have flest mulige integrationer. Det er at undgå unødvendigt dobbeltarbejde og skabe sammenhæng mellem de systemer, der indgår i administrationen.
I stedet for kun at sammenligne lange funktionslister kan du tage udgangspunkt i et konkret arrangement, du allerede afholder.
Gå hele forløbet igennem:
Kan du præsentere arrangementet på den måde, du ønsker?
Kan du indsamle de oplysninger og valg, du har brug for, uden at gøre processen unødvendigt besværlig?
Kan bekræftelser, betaling, billetter og kommunikation håndteres samlet?
Har du det nødvendige overblik over deltagere, aktiviteter og fremmøde?
Kan systemet automatisere de opgaver, du ellers ville håndtere manuelt?
Og ikke mindst: Kan du få hjælp, hvis du skal opsætte noget, du ikke har prøvet før?
Den bedste måde at finde ud af, om et eventsystem passer til dig, er at prøve det med et arrangement, du kender.
Hos GECKO kan du prøve eventsystemet gratis i 30 dage. I stedet for kun at kigge på en standardopsætning kan du oprette dit eget arrangement og afprøve de funktioner, du faktisk har brug for.
På den måde kan du både opleve administrationen fra din egen side og gennemføre en testtilmelding, så du ser præcis det samme som dine deltagere.
Har du brug for hjælp til opsætningen, kan du samtidig få personlig support på mail og telefon samt sparring undervejs.
Et tilmeldingssystem handler i sidste ende ikke kun om at registrere navne på en deltagerliste.
Når de administrative processer hænger sammen, bliver der mindre at holde styr på manuelt – og mere tid til selve arrangementet og deltagerne.
Derfor bør du vælge et system ud fra hele forløbet: fra den første tilmelding og kommunikationen før arrangementet til betaling, deltagerstyring og afvikling på dagen.
Hos GECKO har vi bygget eventsystemet til at kunne håndtere både de enkle arrangementer og de mere komplekse opsætninger. Det betyder, at du kan starte med det, du har brug for nu, og udvide mulighederne, når dine arrangementer udvikler sig.
Et tilmeldingssystem er en digital løsning til at modtage og administrere tilmeldinger til eksempelvis kurser, konferencer, workshops, webinarer og andre arrangementer. Mere avancerede løsninger kan også håndtere blandt andet betaling, billetter, ventelister og deltagerkommunikation.
Begreberne bruges ofte om de samme typer løsninger. Et tilmeldingssystem forbindes typisk med selve tilmeldingen og deltageradministrationen, mens et eventsystem ofte dækker bredere og også kan håndtere andre dele af arrangementet.
Ja. Du behøver ikke afholde store konferencer for at have glæde af et eventsystem. Det afgørende er, hvor meget administration der er omkring dine arrangementer, og hvilke funktioner du har behov for.
Ja. Et eventsystem kan kombinere online tilmelding og betaling, så deltageren kan betale som en del af tilmeldingsprocessen.
I mere fleksible eventsystemer kan deltagerne vælge mellem forskellige workshops, sessioner eller aktiviteter som en del af deres tilmelding. Det er især relevant ved konferencer og arrangementer med flere spor.
Prisen afhænger af leverandør, funktioner og den måde, systemet bruges på. Det er derfor en god idé at undersøge både, hvad der er inkluderet, og hvilke funktioner du faktisk har behov for.
Hos GECKO kan du prøve eventsystemet gratis i 30 dage. I stedet for kun at kigge på en standardopsætning kan du oprette dit eget test-arrangement og afprøve de funktioner, du faktisk har brug for.
Book gratis demo